Ist ein Eigenbeleg steuerlich absetzbar?

Die kurze Antwort: Ja, aber mit Einschränkung.

Betriebsausgabenabzug: Ja

Der auf dem Eigenbeleg dokumentierte Bruttobetrag kann als Betriebsausgabe abgezogen werden.⁷ Der gesamte Betrag – inklusive der darin enthaltenen Umsatzsteuer – mindert den Gewinn und damit die Steuerlast. Voraussetzung ist, dass die Ausgabe betrieblich veranlasst und der Höhe nach glaubhaft ist.⁴

Vorsteuerabzug: Nein

Ein Eigenbeleg berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug.⁷ Der Grund: Für den Vorsteuerabzug nach § 15 UStG benötigen Sie eine ordnungsgemäße Rechnung im Sinne von § 14 UStG, in der die Umsatzsteuer offen ausgewiesen ist.⁷ Ein Eigenbeleg erfüllt diese Voraussetzung nicht.

Wenn Sie 8,50 EUR Parkgebühr per Eigenbeleg dokumentieren, können Sie die vollen 8,50 EUR als Betriebsausgabe absetzen. Die darin rechnerisch enthaltene Umsatzsteuer (ca. 1,36 EUR bei 19 %) können Sie aber nicht als Vorsteuer geltend machen.⁷ Bei Kleinbeträgen ist der Unterschied überschaubar – bei größeren Beträgen sollten Sie daher immer versuchen, den Originalbeleg zu beschaffen.

Gibt es eine Betragsgrenze für Eigenbelege?

Eine gesetzlich festgelegte Obergrenze für Eigenbelege gibt es nicht.⁸ Grundsätzlich können Sie einen Eigenbeleg über jeden Betrag ausstellen, solange die Ausgabe betrieblich veranlasst und glaubhaft ist.

In der Praxis haben sich jedoch Richtwerte etabliert:⁸

Bis 150 EUR brutto: In der Regel unproblematisch, insbesondere wenn ein Kontoauszug die Zahlung bestätigt.
Über 150 EUR: Das Finanzamt schaut genauer hin. Ergänzende Nachweise (Kontoauszug, Korrespondenz, Verträge) erhöhen die Akzeptanz.
Hohe Beträge: Je höher der Betrag, desto stärker sollten Sie dokumentieren, warum kein Originalbeleg vorliegt und warum die Ausgabe in dieser Höhe plausibel ist.

Grundregel: Der Eigenbeleg ersetzt den fehlenden Beleg – er ersetzt nicht die Pflicht, Ausgaben plausibel zu machen.

Häufige Fehler bei Eigenbelegen – und wie Sie sie vermeiden

Fehler 1: Unvollständige Pflichtangaben

Der häufigste Grund für die Ablehnung eines Eigenbelegs: Es fehlen Angaben.⁵ Besonders oft vergessen werden die Unterschrift, der Grund für den Eigenbeleg und die Anschrift des Zahlungsempfängers.

Lösung: Nutzen Sie immer eine standardisierte Vorlage oder einen digitalen Generator, der alle Pflichtfelder abfragt.

Fehler 2: Eigenbelege werden zum Standard

Eigenbelege sind für Ausnahmefälle gedacht.⁴ Wenn ein großer Teil Ihrer Belege aus Eigenbelegen besteht, wird das Finanzamt bei der nächsten Betriebsprüfung nachhaken.

Lösung: Bevorzugen Sie elektronische Zahlungsmethoden mit automatischer Belegausgabe. Fordern Sie Quittungen aktiv an.

Fehler 3: Unplausible Beträge

Ein Eigenbeleg über 200 EUR für ein Mittagessen auf einer Messe wird das Finanzamt nicht widerspruchslos akzeptieren.⁵

Lösung: Halten Sie die Beträge realistisch und plausibel. Bei höheren Beträgen fügen Sie ergänzende Nachweise bei.

Fehler 4: Vorsteuerabzug beanspruchen

Manche Unternehmer versuchen, die Vorsteuer aus einem Eigenbeleg geltend zu machen. Das ist rechtlich nicht zulässig und kann bei einer Prüfung zu Nachzahlungen führen.⁷

Lösung: Buchen Sie den Bruttobetrag als Betriebsausgabe – ohne Vorsteuerabzug.

Fazit

Der Eigenbeleg ist ein legitimes und notwendiges Werkzeug in der Buchhaltung – vorausgesetzt, er wird korrekt erstellt und bleibt die Ausnahme. Mit den richtigen Pflichtangaben sichern Sie den Betriebsausgabenabzug und halten Ihre Buchführung auch bei fehlenden Originalbelegen ordnungsgemäß.

Besonders bei der Vorbereitung des Jahresabschlusses – wenn Sie Banktransaktionen systematisch ihren Belegen zuordnen – tauchen fehlende Belege zuverlässig auf. Wenn Sie Ihren Jahresabschluss über Resolvio vorbereiten, steht Ihnen der Eigenbeleg-Generator direkt bei der Belegzuordnung zur Verfügung – mit vorausgefüllten Daten aus der Banktransaktion, Pflichtfeld-Validierung und GoBD-konformer Archivierung.¹⁰

Ben van Beurden

Historische Mandate